Softwarewechsel DATEV zu hmd
Der Alltag wartet nicht auf Sie
Ein Softwarewechsel in Steuerkanzleien von Ihrem bestehenden System DATEV zu hmd spielt sich auf mehreren Ebenen und in unterschiedlichen Phasen ab. Je nach Mandant, Stand der Digitalisierung, Einsatz der Eigenorganisation, Integration der Mandanten, Schnittstellen, Einsatz von Lohn & Gehalt, Auswertungs- und Controllingpakete, Bilanzberichte, Wirtschaftsprüfung, usw. muss eine eigene Strategie mit der gesamten Kanzlei entwickelt werden. Einfach die Daten umzusetzen und dabei die künftige Organisation zu vergessen ist hierbei nicht der richtige Weg.
Spielt der Einsatz einer kompletten auftragsbezogenen Softwarelösung, mit voll integriertem Dokumentenmanagement für Sie als Steuerberater eine entscheidene Rolle? Dann sollten Sie uns nicht übersehen.
Denn entscheidend ist die neue und angepasste Organisation, die die vielen Vorteile erst auf den Tisch bringt und die wahre Effizienz sowie Effektivität verbessert. Entscheidungen in allen Steuerkanzleien, egal ob kleine oder große Steuerkanzlei, werden von der Geschäftsleitung getroffen. Die Umsetzung geschieht – in aller Regel – durch die Teamleiter oder die angestellten Fachkräfte. Dieser Prozess ist je nach Steuerkanzleigröße sehr individuell und muss spezifisch angepasst werden.
Probleme entstehen selten durch handelnde Personen, sondern durch einen ungenügenden Informationsfluss bzw. keine perfekte Vorbereitung oder vorbereitende Tests. In vielen Fällen sind die betroffenen Personen auf den Softwarewechsel lückenhaft vorbereitet, weil Sie nicht alle notwendigen Informationen erhalten haben. Hierauf wird, während der Vorbereitung bei hmd, aller größter Wert gelegt. Für Ihre Mitarbeiter bzw. Ihr Team, sollte die volle Transparenz vom ersten Tag an herrschen.
Wir installieren Ihnen eine virtuelle Maschine in Ihrem Netzwerk, die den Kanzleibetrieb nicht stört und auf der Sie alle Datenübernahmen und Funktionen testen können. Mit unserer vollen Unterstützung aus unserer Hotline.
Viele DATEV Steuerkanzleien wechseln die Software nicht wegen ein paar Features, sondern aufgrund
- der unflexiblen Eigenorganisation
- des zu hohen Kostenanteils
- der mangelnden Flexibilität
- der nicht ausreichenden oder zu komplexen digitalen Mandantenanbindung
- der langsamen Service- und Hotlineunterstützung
- der hohen IT Erneuerbarkeit
- den langen Update- und Servicestillständen
Die Summe aus all diesen Bereichen macht den Unterschied. Ist die Entscheidung gefallen, einen Softwarewechsel durchzuführen, sind im Vorfeld äußerst wichtige Punkte festzuhalten:
- Zeitpunkt der Datenübernahme
- welche Datenbestände sollen migriert werden
- veränderte Kanzleisituation
- Reduzierung der alten Softwarelizenzen
- Schulungen für Mitarbeiter
- Qualitätsicherung und Vereinfachung von automatisierten Abläufen
- Mandanteninformationen zur Digitalisierung und Automatisierung
- Meilensteine für die Steuerkanzleiführung
- Kontroll- und Sicherheitsmechanismen
Der normale Kanzleialltag darf dabei auf keinen Fall in Mitleidenschaft gezogen werden und steht während der Migration weiterhin absolut im Vordergrund. Mit einem festen Ablauf und der nötigen Struktur, ist das mit den gesammelten Erfahrungen von hmd – aus über 30 Jahren – durchaus machbar.
Alle zentralen Daten aus der Steuerkanzlei für alle Mandanten werden von uns einmalig übernommen. Vorab übernehmen wir einen Teilbereich, um Ihnen die Übernahme und die Vollständigkeit zu demonstrieren. Zum Stichtag übernehmen wir dann alle Datenbestände. Mit Ausnahme der Übernahme der Dokumente geht dieser Vorgang sehr schnell und kann außerhalb Ihrer betriebsüblichen Arbeitszeiten erledigt werden. Die Dokumentenübernahme erfolgt systemtechnisch im Hintergrund, so dass Ihre Tagesarbeit nicht beeinträchtigt wird.
Mandantenbezogene Daten können immer dann übernommen, wenn der zuständige Sachbearbeiter den betreffenden Mandanten auf hmd umstellt. Gibt es ein Umstellungsteam, stehen dem Mitarbeiter bereits alle umgesetzten Daten korrekt zur Verfügung. Wir empfehlen mandantenindividuell zu entscheiden, wie viele Vorjahre der Buchhaltung übernommen werden sollen. Bitte bedenken Sie an der Stelle evtl. an aufkommende Betriebsprüfungen. Falls Sie also 10 Jahre oder mehr umstellen, haben Sie alle Buchhaltungsdaten in der hmd-software integriert und müssen nichts mehr unter DATEV vorhalten. Dies ist nur ein Weg bzw. eine Strategie, die wir Ihnen vorschlagen.
Detaillierte Informationen zu unserer Software für Steuerkanzleien finden Sie hier:
Hier geht es zum nächsten Schritt: