Datenmigration mit hmd
Alle zentralen Daten werden von uns einmalig übernommen. Vorab übernehmen wir einen durch Sie definierten Teilbereich von Mandanten, um Ihnen die Übernahme und Vollständigkeit zu demonstrieren. Zu dem mit Ihnen gemeinsam abgestimmten Stichtag werden dann alle zentralen Datenbestände übernommen. Mit Ausnahme der Übernahme der Dokumente geht das sehr schnell und kann innerhalb Ihrer betriebsüblichen Arbeitszeiten von uns ONLINE erledigt werden. Die Dokumentenübernahme erfolgt systemtechnisch im Hintergrund, so dass Ihre Tagesarbeit nicht beeinträchtigt wird.
Einkommensteuerdaten können über die genormte ELSTER-Export Schnittstelle übernommen werden. Diese Schnittstelle muss durch das Vorsystem zur Verfügung gestellt werden. Die Stammdaten wie z.B. Ehefrau oder Kinder, entspringen den Mandantendaten. Office Dokumente wie z. B. Excel Tabellen können aus dem Dokumentenmanagementsystem übertragen werden.
Ihre Lohndaten übernehmen wir für Sie. Ein echter Service.
Lohnarten, Abrechnungen, Firmenstammdaten, usw. werden über die ebenfalls genormte GDPDU-Schnittstelle übernommen. Durch diesen Standard können Ihre Grund- und Leistungsdaten unkompliziert transferiert werden, so dass Sie mit unserem Lohn schnellstmöglich zu arbeiten beginnen können.
Alle diese bereits erwähnten Datenübernahmen können Mandant für Mandant durchgeführt werden. Bei Rechnungswesendaten muss noch die Anzahl der benötigten Vorjahre festgelegt werden und gegebenenfalls die Anzahl der Dokumente die damit verbunden sind.
Ganz anders verhält sich die Sache mit den Kanzleiorganisationsdaten, die als Basis für die Datenübernahme der Rechnungswesen Daten dienen.
Hierbei spielen
- Mandantendaten
- Adressen
- Kommunikationsdaten
- Personen
- Steuernummern
- Bankverbindungen
- Finanzämter
- usw.
die Hauptrolle. Wie soll im neuen System ein Brief, ein Fax oder eine E-Mail geschrieben werden, ohne diese Daten?
Organisationsdaten wie
- Aufträge
- Leistungserfassungen
- Fristen und Bescheide
- Pauschaulen
- Honorarrechnungen
- Vorschüsse
- Korrespondenz
müssen reibungslos weiterlaufen. Hier darf es keinen Bruch geben.
Und nicht zuletzt die gespeicherte Dokumente, die in Ihrer Kanzlei auf den unterschiedlichen Speichermedien, Servern, Unternehmen ONLINE oder DMS-Systemen liegen. Es muss gewährleistet sein, dass diese Daten Ihnen und Ihren Mitarbeitern zeitnah zur Verfügung stehen, damit die Doppelbelastung von zwei Systemen so gut wie möglich eingeschränkt wird.
Die Übernahme mandantenbezogener Daten erfolgt immer dann, wenn der zuständige Sachbearbeiter den betroffenen Mandanten auf hmd umstellt. Wir empfehlen mandantenindividuell zu entscheiden, wie viele Vorjahre der Buchhaltung übernommen werden sollen. Bitte denken Sie an dieser Stelle an kommende Betriebsprüfungen. Falls Sie also 10 Jahre umstellen, haben Sie alle Buchhaltungsdaten im hmd System und müssen nichts mehr unter DATEV verwalten.
Alle Daten aus der Kanzleiorganisation sollten nur einmal übernommen werden. Wird die Übernahme nicht sauber umgesetzt, ist eine nachträgliche Korrektur die Folge, welche nicht nur Zeit, sondern auch Motivation und Nerven kostet. Hier steht ganz klar die Testübernahme wieder im Vordergrund. Die vorhandenen zentralen Kanzleidaten müssen vorher korrekt transferiert und in Stichproben kontrolliert werden.
Hier geht es zum nächsten Schritt: