Softwarewechsel DATEV zu hmd – Der Alltag wartet nicht

Ein Softwarewechsel in Steuerkanzleien von Ihrem bestehenden System DATEV zu hmd spielt sich auf mehreren Ebenen und unterschiedlichen Phasen ab. Je nach unterschiedlichen Mandanten, Stand der Digitalisierung, Einsatz der Eigenorganisation, Integration der Mandanten, Auswertungs- und Controllingpakete, usw. muss jeweils eine eigene Strategie mit der gesamten Kanzlei entwickelt werden. Einfach die Daten umzusetzen und dabei die künftige Organisation zu vergessen ist nicht der richtige Weg.

Denn entscheidend ist die neue bzw. angepasste Organistaion, die die vielen Vorteile erst zu Tage bringt und die wahre Effizienz und Effektivität verbessert. Entscheidungen in allen Steuerkanzleien, egal ob kleine oder große Steuerkanzlei, werden von der Geschäftsleitung getroffen. Die Umsetzung geschieht in aller Regel, durch die Teamleiter oder die angestellten Fachkräfte. Dieser Prozess ist je nach größe der Steuerkanzlei sehr individuell und muss angepasst werden.

Probleme entstehen selten durch handelnde Personen, sondern durch einen ungenügenden Informationsfluss bzw. keine perfekte Vorbereitung oder vorbereitende Tests. In vielen Fällen sind die betroffenen Personen auf den Softwarewechsel nicht genügend vorbereitet, da nicht alle notwendigen Informationen vorhanden waren. Hierauf wird während der Vorbereitung bei hmd, aller größter Wert gelegt. Für Ihre Mitarbeiter bzw. Ihr Team, sollte die volle Transparenz herrschen.

Viele Steuerkanzleien / Steuerberater wechseln die Software nicht wegen ein paar Features, sondern aufgrund

  • der zu unflexiblen Eigenorganisation
  • der hohen Kosten für IT und Software
  • der mangelnden Flexibilität der Software
  • kein voll integriertes DMS System bzw. Dokumentenmanagement
  • fehlende integrierte digitale Mandantenanbindung
  • der langsamen Service- und Hotlineunterstützung
  • der hohen IT Erneuerbarkeit
  • den langen Update- und Servicestillständen

Die Summe aus all diesen Bereichen macht den Unterschied.

Ist die Entscheidung gefallen, einen Softwarewechsel durchzuführen, sind im Vorfeld äußerst wichtige Punkte festzuhalten:

  • Zeitpunkt der Datenübernahme
  • Datenübernahme und die Zeiträume
  • veränderte Kanzleisituation bzw. neue Organisationsbereiche
  • Schulungen
  • Meilensteine
  • Kontroll- und Sicherheitsmechanismen

Der normale Kanzleialltag darf dabei auf keinen Fall untergehen und steht während der Umstellung weiterhin absolut im Vordergrund. Mit einem festen Ablauf und der nötigen Struktur, ist das mit den gesammelten Erfahrungen von hmd – aus mehr als 30 Jahren – durchaus machbar.

Alle zentralen Daten werden von uns einmalig übernommen. Vorab übernehmen wir einen Teilbereich, um Ihnen die Übernahme und die Vollständigkeit zu demonstrieren. Zum Stichtag übernehmen wir dann alle Datenbestände. Mit Ausnahme der Übernahme der Dokumente geht das sehr schnell und kann außerhalb Ihrer betriebsüblichen Arbeitszeiten erledigt werden. Die Dokumentenübernahme erfolgt systemtechnisch zu einem vereinbarten Stichtag im Hintergrund, so dass Ihre Tagesarbeit nicht beeinträchtigt wird.

Mandantenbezogene Daten werden immer dann übernommen, wenn der zuständige Sachbearbeiter den betreffenden Mandanten auf hmd umstellt. Wir empfehlen mandantenindividuell zu entscheiden, wie viele Vorjahre der Buchhaltung übernommen werden sollen. Bitte bedenken Sie an der Stelle evtl. an aufkommende Betriebsprüfungen. Falls Sie also 10 Jahre umstellen, haben Sie alle Buchhaltungsdaten im hmd System und müssen nichts mehr unter DATEV, usw. vorhalten.

Detaillierte Informationen zu unserer Software für Steuerkanzleien finden Sie hier:

Steuerberater-Software