Datenmigration mit hmd
Alle zentralen Daten aus BAB werden von unserem Team einmalig in die hmd-software übernommen. Vorab übernehmen wir einen Teilbereich Ihrer Datenbestände, um Ihnen die Migration und Vollständigkeit zu demonstrieren. Zum Stichtag übernehmen wir dann alle Datenbestände. Mit Ausnahme der Migration der Dokumente geht das sehr schnell und kann außerhalb Ihrer betriebsüblichen Arbeitszeiten erledigt werden. Die Dokumentenübernahme erfolgt systemtechnisch im Hintergrund, so dass Ihre Tagesarbeit nicht beeinträchtigt wird.
Einkommensteuerdaten können über die genormte ELSTER-Schnittstelle übernommen werden. Diese Schnittstelle muss das Vorsystem zur Verfügung stellen. Die Stammdaten wie z.B. Ehefrau oder Kinder, stammen aus den Mandantendaten. Office Dokumente wie z. B. Excel Tabellen können aus dem Dokumentenmanagementsystem übernommen werden. Hier ist eine ELSTER-Schnittstelle für jedes Veranlagungsjahr nötig.
Ihre Lohndaten übernehmen wir für Sie. Ein echter Service.
Lohnarten, Abrechnungen, Firmenstammdaten, usw. werden über die ebenfalls genormte Excelschnittstelle sowie aus der Informix Datenbank übernommen. Durch diesen Standard können Ihre Grund- und Leistungsdaten unkompliziert übernommen werden, so dass Sie mit unserem Lohn schnellstmöglich zu arbeiten beginnen können.
Alle diese bereits erwähnten Daten können Mandant für Mandant übernommen werden. Bei Rechnungs- wesendaten muss noch die Anzahl der benötigten Vorjahre festgelegt werden und gegebenenfalls die Anzahl der Dokumente die damit verbunden sind. Dies hat den Vorteil, das die Lohndaten nicht erst zum Jahreswechsel übernommen werden können, sondern Monat für Monat.
Ganz anders verhält sich die Sache mit den Kanzleiorganisationsdaten, die als Basis für die Datenübernahme der Rechnungswesen Daten dienen.
Hierbei spielen
- Mandantendaten
- Adressen
- Kommunikationsdaten
- Personen
- Steuernummern
- Bankverbindungen
- Finanzämter
- usw.
die Hauptrolle. Wie soll im neuen System ein Brief, ein Fax oder eine E-Mail geschrieben werden, ohne diese Daten?
Organisationsdaten wie
- Korrespondenz
- Aufträge
- Leistungserfassungen
- Fristen und Bescheide
- Pauschalen
- Honorarrechnungen
- Vorschüsse
müssen reibungslos weiterlaufen. Hier darf es keinen Bruch geben. Natürlich nur, wenn bisher in Ihrem System so gearbeitet wird.
Und nicht zuletzt gespeicherte Dokumente, die in Ihrer Steuerkanzlei auf den unterschiedlichen Speichermedien, Servern, DMS-System liegen. Es muss gewährleistet sein, dass diese Daten Ihnen und Ihren Mitarbeitern zeitnah zur Verfügung stehen, damit die Doppelbelastung von zwei Systemen eingeschränkt wird. Steht ein System wie Habel zur Verfügung, so können die Daten direkt übernommen werden.
Mandantenbezogene Daten werden immer dann übernommen, wenn der zuständige Sachbearbeiter den betroffenen Mandanten auf hmd umstellt. Wir empfehlen mandantenindividuell zu entscheiden, wie viele Vorjahre der Buchhaltung übernommen werden sollen. Bitte denken Sie an dieser Stelle an kommende Betriebsprüfungen. Falls Sie also 10 Jahre umstellen, haben Sie alle Buchhaltungsdaten im hmd System und müssen nichts mehr unter BAB verwalten.
Alle Daten aus der Kanzleiorganisation sollten nur einmal übernommen werden. Wird die Übernahme nicht sauber umgesetzt, muss nachgearbeitet werden und das kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Motivation und Nerven. Hier steht ganz klar die Testübernahme wieder im Vordergrund. Die vorhandenen Daten müssen vorher korrekt übernommen und in Stichproben kontrolliert werden.
Es kann aber auch viel einfacher gehen, indem nur die zentralen Mandantendaten übernommen werden und die Organisation für die neue Softwarelösung von hmd komplett neu überdacht wird.
Hier geht es zum nächsten Schritt: