Datenmigration mit hmd

Alle zentralen Daten werden von uns einmalig transferiert. Vorab übernehmen wir einen Teilbereich, um Ihnen die Übernahme und Vollständigkeit zu demonstrieren. Zum Stichtag werden wir dann alle Datenbestände übernehmen. Mit Ausnahme der Übernahme der Dokumente geht das sehr schnell und kann innerhalb Ihrer betriebsüblichen Arbeitszeiten erledigt werden. Die Dokumentenübernahme erfolgt systemtechnisch im Hintergrund, so dass Ihre Tagesarbeit nicht beeinträchtigt wird.

Einkommensteuerdaten können über die genormte ELSTER-Export Schnittstelle übernommen werden. Diese Schnittstelle wird durch das Vorsystem zur Verfügung gestellt. Die Stammdaten wie z.B. Ehefrau oder Kinder, entspringen den Mandantendaten. Office Dokumente wie z. B. Excel Tabellen können aus dem Dokumentenmanagementsystem übertragen werden.

Ihre Lohndaten übernehmen wir für Sie. Ein echter Service.

Lohnarten, Abrechnungen, Firmenstammdaten, usw. werden über die ebenfalls genormte GDPDU-Schnittstelle übernommen. Durch diesen Standard können Ihre Grund- und Leistungsdaten unkompliziert übernommen werden, so dass Sie mit unserem Lohn schnellstmöglich mit der Arbeit beginnen können.

Alle diese bereits erwähnten Datenübertragungen können Mandant für Mandant durchgfeführt werden. Bei Rechnungswesendaten muss noch die Anzahl der benötigten Vorjahre festgelegt werden und gegebenenfalls die Anzahl der Dokumente die damit verbunden sind.

Ganz anders verhält sich die Sache mit den Kanzleiorganisationsdaten, die als Basis für die Datenübernahme der Rechnungswesen Daten dienen.

Hierbei spielen

  • Mandantendaten
  • Adressen
  • Kommunikationsdaten
  • Personen
  • Steuernummern
  • Bankverbindungen
  • Finanzämter
  • usw.

die Hauptrolle. Wie soll im neuen System ein Brief, ein Fax oder eine E-Mail geschrieben werden, ohne diese Daten?

Organisationsdaten wie

  • Aufträge
  • Korrespondenz
  • Leistungserfassungen
  • Fristen und Bescheide
  • Pauschaulen
  • Honorarrechnungen
  • Vorschüsse

müssen reibungslos weiterlaufen. Hier darf es keinen Bruch geben.

Und nicht zuletzt gespeicherte Dokumente, die in Ihrer Kanzlei auf den unterschiedlichen Speichermedien, Servern, DMS-System liegen. Es muss gewährleistet sein, dass diese Daten Ihnen und Ihren Mitarbeitern zeitnah zur Verfügung stehen, damit die Doppelbelastung von zwei Systemen eingeschränkt wird.

Mandantenbezogene Daten werden immer dann übernommen, wenn der zuständige Sachbearbeiter den betroffenen Mandanten auf hmd umstellt. Wir empfehlen mandantenindividuell zu entscheiden, wie viele Vorjahre der Buchhaltung übernommen werden sollen. Bitte denken Sie an dieser Stelle an kommende Betriebsprüfungen. Falls Sie also 10 Jahre umstellen, haben Sie alle Buchhaltungsdaten im hmd System und müssen nichts mehr unter ADDISON verwalten.

Alle Daten aus der Kanzleiorganisation sollen nur einmal übernommen werden. Wird die Übernahme nicht sauber umgesetzt, ist eine nachträgliche Korrektur die Folge, welche nicht nur Zeit, sondern auch Motivation und Nerven kostet. Hier steht ganz klar die Testübernahme wieder im Vordergrund. Die vorhandenen Daten müssen vorher korrekt transferiert und in Stichproben kontrolliert werden.

Hier geht es zum nächsten Schritt:

Überblick der Datenmigration ADDISON