Questions & Answers – Die wichtigsten Fragen vorab geklärt!

Gibt es ein Umsetzungsteam in der Kanzlei oder macht das jeder Mitarbeiter für seine Mandanten selbst?

Wir empfehlen Ihnen, nicht allen Mitarbeitern in der Steuerkanzlei den Umstellungsprozess im Detail zu erläutern. Das macht keinen Sinn, denn dieser Vorgang wird nur einmalig gebraucht. Ihre Mitarbeiter brauchen dieses Wissen nie wieder. Entscheidend ist, dass – sobald die Mandantendatenbestände umgesetzt sind – die neue Handhabung in der Software für den normalen Kanzleiablauf sichergestellt wird. Hier muss der Mitarbeiter in der Steuerkanzlei genau wissen, was in den Standardfällen in der Startphase zu tun ist. Darauf werden Ihre Mitarbeiter von unserem erfahrenen Umstellungsteam vorbereitet und geschult.

Welche Datenbestände werden durch wen umgesetzt?

Diesen Punkt pauschal festzulegen wäre falsch. Man kann aber sagen, dass Datenbestände, wie z.B. Mandantenstammdaten, Daten aus der Kanzleiorganisation, aus dem Dokumentenmanagement, usw. im Normalfall  von hmd umgesetzt werden. Das Rechnungswesen wird in der Regel von der Kanzlei übernommen.

Ist der Rechnungswesen- und Kanzleibestand vorher analysiert worden?

Wir erfassen mit Ihnen gemeinsam alle Informationen über die Anzahl an

  • Mandanten
  • Einzelfirmen
  • Kapitalgesellschaften
  • 4/3 Rechnern
  • Soll- bzw. Ist-Versteuerung
  • offenen Posten
  • Vorjahren
  • Kontenplänen
  • Sonderkonten
  • Sonder- und Ergänzungsbilanzen
  • WP – Mandate
  • BWA Auswertungen
  • Wirtschaftsberatungen und Controlling Reports
  • Lohn & Gehalt
  • Aufträge
  • Leistungserfassungen
  • Honorardaten
  • Selbstbuchende Mandanten
  • Schnittstellen
  • Bilanzberichte
  • Dokumente und Belege
  • Brief und Mailvorlagen
  • Onlinesystemen
  • usw.

Diese Details sind als Grundlage, für Sie und uns, sehr wichtig.

Wann kann ich meine alte Software zurückfahren und die entsprechenden Lizenzen verringern?

In einem so komplexen Umfeld, mit so vielen Datenbeständen, ist eine gewisse Doppelbelastung mit zwei Systemen absolut normal. Auch muss während der Übergabephase mit zwei Systemen parallel gearbeitet werden. Das lässt sich nicht vermeiden. Nach dieser Phase sollten aber die entsprechenden Lizenzen der Vorgängersoftware Schritt für Schritt verringert werden. Zuerst die Anzahl der Arbeitsplätze, dann die Programme selbst.

Wann welche Systeme ganz zurückgefahren werden oder als Bestandssicherung bestehen bleiben, hängt ganz individuell von der Kanzlei ab.

Wie kann ich sicherstellen, dass mein altes System immer noch im Zugriff bleibt, da ich nicht alle Daten umsetzen möchte?

Dafür gibt es heute die unterschiedlichsten Lösungen für alle Bereiche. Je nachdem, wie Ihr Vorgängersystem noch genutzt werden soll, kann man diese durchaus virtualisieren. Je nach Umfang und benötigter Performance, stehen dafür geeignete Möglichkeiten zur Verfügung.

Wir empfehlen Ihnen Ihr Vorgängersystem auf alle Fälle zu virtualisieren, egal wie dieses Altsystem später genutzt werden soll. Denn das ist auch gleichzeitig eine Datensicherung und Bestandssicherung und kann auf Wunsch immer wieder zum Leben erweckt werden, um Altbestandsdaten zu sichten.

Muss ich alle Daten aus dem Rechnungswesen, für alle Jahre sofort umsetzen oder kann das später schrittweise nachgeholt werden?

Die Frage ist mit JA oder NEIN nicht zu beantworten. Einfach gesagt ist das eine Frage der Zeit. Der automatische Übernahmelauf für das Rechnungswesen eines Mandanten dauert einfach länger, wenn alle Einzelerfassungen aus allen Vorjahren übernommen werden sollen.

Die Beiden häufigsten Szenarien sehen wie folgt aus:

  • Primanota nur für das laufende Geschäftsjahr und zwei Vorjahre. Die restlichen Jahre als PVZ und JVZ Werte. Altes System sollte für die Betriebsprüfung virtualisiert bestehen bleiben.
  • Zuerst nur die Primanota für das laufende Geschäftsjahr und ein Vorjahr übernehmen. Im Nachgang, Übernahme der restlichen Vorjahre inkl. Primanota. Altes System kann anschließend abgeschaltet werden.